Bedrijfssoftware koppelen

Werkt u met meerdere softwarepakketten die eigenlijk dezelfde gegevens nodig hebben? Bijvoorbeeld uw boekhoudpakket, CRM, webshop, voorraadbeheer of een intern bedrijfsprogramma? Wanneer deze systemen niet met elkaar communiceren, moeten gegevens vaak op meerdere plekken worden ingevoerd. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en maakt het lastig om altijd met actuele informatie te werken.

Door bedrijfssoftware met elkaar te koppelen, kunnen systemen zelfstandig gegevens uitwisselen en processen op elkaar aansluiten. Zo hoeft informatie niet steeds handmatig te worden overgenomen en werkt u vanuit één samenhangend geheel, zonder dat u afscheid hoeft te nemen van de software die u al gebruikt.

Software die niet met elkaar samenwerkt

Veel organisaties gebruiken verschillende softwarepakketten voor hun dagelijkse werkzaamheden. Ieder pakket heeft zijn eigen functie, maar samen vormen ze eigenlijk één bedrijfsproces. Denk aan een bestelling die binnenkomt via uw webshop, vervolgens in uw administratie terechtkomt en uiteindelijk wordt verwerkt in uw voorraadbeheer.

Wanneer deze systemen niet gekoppeld zijn, moeten medewerkers gegevens handmatig overnemen. Soms gebeurt dat via Excel-bestanden, exports en imports, of zelfs door informatie simpelweg over te typen. Dat werkt misschien zolang de aantallen beperkt blijven, maar wordt al snel omslachtig wanneer uw organisatie groeit.

Door de systemen met elkaar te verbinden, kunnen gegevens automatisch worden doorgegeven. Een wijziging op de ene plek kan daardoor ook op andere plekken worden verwerkt. Dat scheelt handelingen, voorkomt onnodige fouten en zorgt ervoor dat informatie beter beschikbaar is.

Uw bestaande software laten samenwerken

Niet ieder softwarepakket is standaard voorbereid op samenwerking met andere systemen. Misschien biedt uw pakket een API, maar ontbreekt de kennis of capaciteit om deze te gebruiken. Of u werkt met een oudere applicatie die nooit is ontworpen om gegevens met andere software uit te wisselen.

Ook dan zijn er vaak mogelijkheden. Afhankelijk van de software kunnen we bijvoorbeeld gebruikmaken van bestaande API's, databases, bestanden of andere communicatieprotocollen. Soms is het nodig om een aanvullende applicatie te ontwikkelen die de verschillende systemen met elkaar laat communiceren.

Dat geldt zowel voor moderne webapplicaties als voor bestaande desktop- en serverapplicaties. We kijken naar de mogelijkheden van de software die u al gebruikt en zoeken een passende manier om deze met elkaar te verbinden.

API-koppelingen en maatwerk integraties

Een veelgebruikte manier om software met elkaar te laten communiceren is via een API (Application Programming Interface). Hiermee kunnen applicaties op een gestructureerde manier gegevens opvragen, versturen en verwerken.

Veel moderne softwarepakketten bieden hiervoor standaard mogelijkheden. Denk aan een koppeling tussen uw CRM en boekhoudpakket, het synchroniseren van klantgegevens of het automatisch verwerken van bestellingen vanuit een webshop.

Maar een API is niet altijd beschikbaar of voldoende voor wat u wilt bereiken. Soms moeten meerdere systemen met elkaar samenwerken, moeten gegevens eerst worden omgezet of is er aanvullende logica nodig om te bepalen hoe informatie verwerkt wordt.

In zulke situaties ontwikkelen we een maatwerk integratie die aansluit op uw specifieke bedrijfsprocessen. Dat kan een relatief eenvoudige koppeling zijn tussen twee applicaties, maar ook een uitgebreider systeem dat gegevens tussen meerdere platformen uitwisselt en verwerkt.

Ook koppelingen met oudere software of eigen applicaties

Niet alle bedrijfssoftware is nieuw of gebaseerd op moderne webtechnologie. Misschien gebruikt u al jarenlang een desktopprogramma dat essentieel is voor uw bedrijfsvoering, of heeft u in het verleden software op maat laten ontwikkelen die nog steeds uitstekend voldoet.

Juist bij dit soort software kan het interessant zijn om nieuwe koppelmogelijkheden te onderzoeken. Een bestaande applicatie hoeft immers niet vervangen te worden alleen omdat u gegevens wilt uitwisselen met een ander systeem.

Afhankelijk van de technische mogelijkheden kunnen we bestaande databases ontsluiten, gegevens via bestanden uitwisselen of een aanvullende applicatie ontwikkelen die de communicatie verzorgt. Ook wanneer een koppeling tussen verschillende technologieën of platformen nodig is, denken we graag mee over een geschikte oplossing.

Betrouwbare gegevensuitwisseling

Een koppeling tussen twee systemen moet niet alleen gegevens kunnen uitwisselen, maar dat ook op een betrouwbare manier doen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een ontvangend systeem tijdelijk niet beschikbaar is? Hoe voorkomen we dat dezelfde bestelling twee keer wordt verwerkt? En hoe worden fouten zichtbaar wanneer gegevens niet goed kunnen worden overgedragen?

Dat zijn belangrijke aandachtspunten bij het ontwikkelen van een goede integratie. Afhankelijk van de toepassing kunnen we bijvoorbeeld werken met wachtrijen, controles, foutafhandeling en logging. Zo blijft inzichtelijk wat er tussen systemen gebeurt en kunnen eventuele problemen worden opgespoord.

Ook de beveiliging verdient aandacht. Zeker wanneer systemen gegevens uitwisselen die niet voor iedereen toegankelijk mogen zijn. We houden daarom rekening met zaken als authenticatie, toegangsrechten en de veilige overdracht van gegevens.

Van eenvoudige koppeling tot complete integratie

De ene integratie vraagt om niet meer dan het automatisch doorgeven van enkele gegevens. De andere situatie vraagt om een uitgebreidere oplossing waarbij meerdere applicaties, databases en processen samenkomen.

Exclusive-IT ontwikkelt maatwerksoftware en heeft ervaring met uiteenlopende technieken en omgevingen. Daardoor kunnen we zowel bestaande software uitbreiden met nieuwe koppelmogelijkheden als complete integraties ontwikkelen tussen verschillende systemen.

Of het nu gaat om twee bestaande softwarepakketten, een koppeling met uw eigen bedrijfsapplicatie of het samenbrengen van meerdere systemen in één geautomatiseerd proces: we onderzoeken graag wat er mogelijk is.

Wilt u bedrijfssoftware laten koppelen of zoekt u een oplossing om verschillende systemen beter met elkaar te laten samenwerken? Neem gerust contact met ons op. We bespreken graag uw situatie en denken mee over een passende technische oplossing.