Documenten automatisch verwerken

Facturen, orders, formulieren, overeenkomsten en andere documenten bevatten vaak informatie die ook in uw bedrijfssoftware moet worden verwerkt. Dat gebeurt nog regelmatig handmatig: gegevens overnemen, controleren, invoeren en doorsturen naar de juiste afdeling of applicatie.

Dat kost tijd en maakt het proces gevoelig voor fouten. Exclusive-IT helpt om documentverwerking te automatiseren. We ontwikkelen oplossingen die informatie uit documenten herkennen, relevante gegevens uitlezen en deze beschikbaar maken voor verdere verwerking in uw software en systemen.

Informatie uit documenten automatisch uitlezen

Documenten bevatten vaak gegevens die volgens een herkenbaar patroon verwerkt kunnen worden. Denk aan factuurnummers, bedragen, datums, klantgegevens, orderinformatie of ingevulde formuliergegevens.

Met behulp van documentherkenning en gegevensverwerking kunnen zulke gegevens automatisch worden uitgelezen. Dat kan bijvoorbeeld bij:

De precieze mogelijkheden hangen af van het soort document, de opbouw en de informatie die u nodig heeft. Ook documenten met verschillende indelingen kunnen onderdeel zijn van een geautomatiseerd verwerkingsproces.

Van document naar bruikbare gegevens

Alleen tekst uit een document halen is vaak niet voldoende. De informatie moet ook op de juiste manier worden herkend, geïnterpreteerd en verwerkt.

Zo kan een oplossing bijvoorbeeld onderscheid maken tussen verschillende soorten documenten, relevante gegevens verzamelen en deze omzetten naar een structuur waarmee uw bedrijfssoftware verder kan werken.

Waar nodig kunnen gegevens worden gecontroleerd of vergeleken met informatie die al in uw systemen aanwezig is. Afwijkingen of onvolledige gegevens kunnen daarbij worden gemarkeerd, zodat ze gericht kunnen worden nagekeken.

Documentverwerking koppelen aan uw bedrijfssoftware

De grootste tijdwinst ontstaat vaak wanneer de uitgelezen informatie direct beschikbaar komt in de applicaties waarin u werkt.

Denk bijvoorbeeld aan factuurgegevens die naar een administratiesysteem worden overgebracht, orderinformatie die in een bedrijfsapplicatie terechtkomt of gegevens uit formulieren die automatisch worden verwerkt in een bestaande database.

We kunnen documentverwerking aansluiten op bestaande software en systemen. Zo hoeft informatie niet eerst handmatig te worden overgenomen en kunnen verschillende onderdelen van uw bedrijfsproces beter samenwerken.

Een geautomatiseerd proces, met controle waar nodig

Niet ieder document is hetzelfde en niet iedere situatie laat zich volledig automatiseren. Soms is informatie onduidelijk, ontbreekt er een gegeven of moet een medewerker een beoordeling uitvoeren.

Daarom kan een geautomatiseerd verwerkingsproces ook controles en menselijke tussenkomst bevatten. Documenten die niet goed herkend worden of gegevens die afwijken, kunnen bijvoorbeeld apart worden aangeboden voor beoordeling.

Zo wordt handmatig werk verminderd, terwijl er ruimte blijft voor controle op de momenten waarop dat nodig is.

Documentverwerking met herkenning en AI

Afhankelijk van de toepassing kunnen verschillende technieken worden ingezet om informatie uit documenten te herkennen en te verwerken. Denk aan tekstherkenning, documentclassificatie en AI-technieken voor het interpreteren van informatie.

Welke techniek geschikt is, hangt af van de documenten en het gewenste resultaat. Soms volstaat een vaste herkenningsmethode. Bij documenten met uiteenlopende indelingen of minder voorspelbare inhoud kan AI een waardevolle aanvulling zijn.

Het uitgangspunt blijft dat de oplossing betrouwbaar aansluit op uw bedrijfsproces en de software waarin de gegevens uiteindelijk gebruikt worden.

Van losse documenten naar een samenhangend proces

Automatische documentverwerking staat vaak niet op zichzelf. Het kan onderdeel zijn van een groter proces, waarin informatie wordt ontvangen, gecontroleerd, verwerkt en opgeslagen.

Soms is het voldoende om één handmatige stap te automatiseren. In andere situaties is het zinvol om meerdere werkzaamheden en systemen met elkaar te verbinden.

Bekijk ook onze oplossingen voor processen en workflows automatiseren en bedrijfssoftware koppelen .

Wilt u informatie uit bestaande documenten beter doorzoekbaar maken of vragen kunnen stellen over de inhoud ervan? Bekijk dan ook onze AI-zoekassistent voor bedrijfsdocumenten .

Documentverwerking automatiseren?

Heeft u documenten waarvan gegevens regelmatig handmatig worden overgenomen, gecontroleerd of verwerkt? We denken graag met u mee over de mogelijkheden om dit proces te vereenvoudigen en aan te sluiten op uw bestaande software.

Bespreek uw vraagstuk met Exclusive-IT